E-Rechnungen mit Loco-Soft

Unter einer E-Rechnung versteht der Gesetzgeber eine maschinenlesbare Rechnung, welche die europäische Norm EN 16931 erfüllt. Die bereits in der Praxis verwendeten Formate ZUGFeRD und XRechnung entsprechen dieser Norm.

Bei der XRechnung handelt es sich um eine reine XML-Datei.

ZUGFeRD Rechnungen sind Hybrinddateien. D.h. sie bestehen aus einem menschenlesbaren Teil (PDF) und einem maschinenlesbaren Teil (XML), der im PDF eingebettet ist. Der maschinenlesbare Teil wird beispielsweise sichtbar, wenn man die ZUGFeRD-Datei in einem PDF-Reader öffnet und sich die Anhänge anzeigen lässt.

In einer E-Rechnung müssen Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dargestellt werden. Diese Anforderung wird ausdrücklich nicht erfüllt durch:

• eingescannte Papierrechnungen
• reine PDF-Dateien
• Bild-Dateien (JPG, BMP, usw.)

In einer E-Rechnung werden sämtliche Rechnungsinformationen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format dargestellt. Dies ermöglicht eine durchgehend digitale Bearbeitung - von der Rechnungserstellung bis hin zur Zahlung. Mit anderen Worten: E-Rechnungen können elektronisch übermittelt und empfangen, sowie automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden. Das bringt unter anderem folgende Vorteile mit sich:

• Verkürzte Durchlaufzeiten
• Verringerte Fehleranfälligkeit (durch den Wegfall manueller Eingaben)
• Kostenersparnis für Porto, Archivierung und Buchhaltung
• Zeitnahe Zahlung

Ab dem 1. Januar 2025 sind Umsätze, die an inländische Firmenkunden (B2B) fakturiert werden, als E-Rechnung zu übermitteln – ohne vorherige Zustimmung des Empfängers. Alle Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für Rechnungen ab 250 € darf der Rechnungsempfänger nur dann den Vorsteuerabzug geltend machen, wenn die Rechnung als E-Rechnung vorliegt.

Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt weiterhin deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung.

Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte inländische B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien), bleiben in diesem Zeitraum zulässig. Die Zustimmung des Rechnungsempfängers ist für diese (wie bisher) erforderlich.

Was sich ändert ist der Vorrang der Papierrechnung, diesen nimmt nun die E-Rechnung ein, weshalb alle Unternehmen ab 1. Januar 2025 den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung der E-Rechnung sicherstellen müssen.

Damit Sie gut vorbereitet sind und zum Jahreswechsel nicht von neuen Programm-Abläufen überrascht werden, beginnen wir bereits ab 15.10.2024 mit der Aktivierung der E-Rechnungserstellung. Ab diesem Zeitpunkt werden schrittweise einzelne Postleitzahl-Gebiete freigeschaltet.

Sobald die E-Rechnung in Ihrem Loco-Soft aktiviert ist (Pr. 912, Stammdate Nummer 3332 = 1,xxx), wird bei inländischen Umsätzen an Firmenkunden (B2B) automatisch eine E-Rechnung erstellt.

Für Rechnungen an Privatpersonen (B2C) erfolgt derzeit keine automatische Erstellung von E-Rechnungen.

Beim PDF-Druck über einen "Microsoft Print to PDF" Drucker wählen Sie zunächst, wie gewohnt, das gewünschte Ausgabeverzeichnis für das PDF.

Das so erzeugte PDF wird automatisch um einen maschinenlesbaren Teil (XML) angereichert und damit zu einer so genannten "ZUGFeRD"-Datei. Beim Öffnen des PDF erkennen Sie dies daran, dass im Anhang ein "zugferd-invoice.xml" eingebettet ist.

Wenn Sie den PDF-Druck mit Loco-Soft Rechnungsversand per E-Mail nutzen, dann erfolgt die Ausgabe der Rechnung für Sie wie gewohnt.

Es wird eine PDF-Datei erzeugt und vor dem Versand im Standard-Verzeichnis "...\Loco\LocoAustausch\LOCOMAIL\" abgelegt. Dieses PDF wird automatisch um einen maschinenlesbaren Teil (XML) angereichert und damit zu einer so genannten "ZUGFeRD"-Datei. Beim Öffnen des PDF erkennen Sie dies daran, dass im Anhang ein "zugferd-invoice.xml" eingebettet ist.

Diese ZUGFeRD-Datei wird automatisch in den Anhang der zu versendenden E-Mail übernommen.

Beim Druck einer Papier-Rechnung wird im Anschluss an den Papierdruck zusätzlich eine E-Rechnung abgelegt. Dies erfolgt automatisch im Hintergrund und bleibt in der Regel unbemerkt. Abhängig davon, ob in Pr. 961 ein "Print to PDF" Drucker aktiv ist oder nicht, wird eine ZUGFeRD- oder eine XRechnung erstellt (s.u.).

Schritt 1: Druck der Papier-Rechnung

Wählen Sie, wie gewohnt, den gewünschten Drucker aus und erhalten auf diese Weise einen Papierdruck.

Schritt 2 (mit "Microsoft Print to PDF" Drucker): Ausgabe einer ZUGFeRD-Rechnung

Sofern ein "Microsoft Print to PDF" Drucker vorhanden ist, wird zusätzlich zu dem oben genannten Papierdruck automatisch eine angereicherte PDF-Datei im Verzeichnis "...\Loco\LocoAustausch\eRechnungen\" erstellt. Dieses PDF wird automatisch um einen maschinenlesbaren Teil (XML) angereichert und damit zu einer so genannten "ZUGFeRD"-Datei. Beim Öffnen des PDF erkennen Sie dies daran, dass im Anhang ein "zugferd-invoice.xml" eingebettet ist.

Schritt 2 (ohne "Microsoft Print to PDF" Drucker): Ausgabe einer XRechnung

Falls kein "Microsoft Print to PDF" Drucker vorhanden ist, kann keine ZUGFeRD-Datei erzeugt werden. Statt dessen wird im Hintergrund automatisch eine XRechnung (XML) im Verzeichnis "...\Loco\LocoAustausch\DIGITALE-RECHNUNGEN\" abgelegt.

Bei Rechnungen, die als PDF über eine Drittanbieter PDF-Software (nicht "Microsoft Print to PDF") ausgegeben werden, erfolgt die Ausgabe in zwei Schritten.

Schritt 2 erfolgt automatisch im Hintergrund und bleibt in der Regel unbemerkt. Abhängig davon, ob in Pr. 961 ein "Print to PDF" Drucker aktiv ist oder nicht, wird dabei eine ZUGFeRD- oder eine XRechnung abgelegt (s.u.).

Schritt 1: Ausgabe des Standard-PDF

Wählen Sie zunächst, wie gewohnt, das gewünschte Ausgabeverzeichnis für das PDF aus.

In dem gewählten Ausgabeverzeichnis wird ein Standard-PDF erzeugt (keine E-Rechnung).

Schritt 2 (mit "Microsoft Print to PDF" Drucker): Ausgabe einer ZUGFeRD-Rechnung

Sofern ein "Microsoft Print to PDF" Drucker vorhanden ist, wird zusätzlich zu dem oben genannten Standard-PDF automatisch eine angereicherte PDF-Datei im Verzeichnis "...\Loco\LocoAustausch\eRechnungen\" erstellt. Dieses PDF wird automatisch um einen maschinenlesbaren Teil (XML) angereichert und damit zu einer so genannten "ZUGFeRD"-Datei. Beim Öffnen des PDF erkennen Sie dies daran, dass im Anhang ein "zugferd-invoice.xml" eingebettet ist.

Schritt 2 (ohne "Microsoft Print to PDF" Drucker): Ausgabe einer XRechnung

Falls kein "Microsoft Print to PDF" Drucker vorhanden ist, kann keine ZUGFeRD-Datei erzeugt werden. Statt dessen wird im Hintergrund automatisch eine XRechnung (XML) im Verzeichnis "...\Loco\LocoAustausch\DIGITALE-RECHNUNGEN\" abgelegt.

Bei Rechnungen an Firmenkunden wird unmittelbar vor der Faktura geprüft, ob alle Pflichtangaben erfüllt sind. Sollten Angaben fehlen, erhalten Sie eine entsprechende Hinweismeldung, mit der Option, die fehlenden Daten nachzutragen. Erst danach darf die Rechnung fakturiert werden.

Pflichtangaben des eigenen Betriebs:
(zu pflegen in Pr. 111, bei der Kundennummer des eigenen Betriebs)

• Adresse (Straße, PLZ, Ort)
• Ihre Telefonnummer
• Ihre E-Mail Adresse
• USt.-IdNr.
• Ihre IBAN (für Zahlungen auf Ziel)

Pflichtangaben des Rechnungsempfängers (nur B2B):
(zu pflegen in Pr. 111, bei der Kundennummer des Rechnungsempfängers)

• Adresse (Straße, PLZ, Ort)
• Telefonnummer
• E-Mail Adresse
• IBAN (nur für Zahlungen per Lastschrift)

Da Rechnungen an Privatpersonen vorerst nicht als E-Rechnung ausgegeben werden, erfolgt hier derzeit keine Prüfung auf Pflichtangaben.

Auf Wunsch des Rechnungsempfängers lassen sich mit Loco-Soft zusätzliche Angaben und Dokumente in eine E-Rechnung mit einbinden.

Zum Beispiel ist auf jeder elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber der Bundesverwaltung die passende Leitweg-ID anzugeben. Diese stellt sicher, dass beispielsweise eine Behörde der Bundesverwaltung eindeutig identifiziert und adressiert werden kann. Falls Behörden zu Ihren Kunden zählen, erfragen Sie deren Leitweg-ID und hinterlegen diese in der Kundenakte im Tab "Rabatt/Nummern/FiBu/Interna" im Feld "Leitweg-ID für E-Rechnungen".

Bei Faktura von Rechnungen an Firmenkunden mit hinterlegter Leitweg-ID, öffnet sich automatisch eine Maske zur Pflege zusätzlicher Daten (s.u.). Die gleiche Maske erscheint ebenfalls für alle anderen Firmenkunden, sobald Sie im Tab "Summen und Abschluss" des Faktura-Programms (22X) die Option "Zusatzdaten für E-Rechnung" anhaken und die Rechnung fakturieren.

Folgende Zusatzdaten können angegeben werden. Alle Angaben sind optional und sollten den Anforderungen des Rechnungsempfängers entsprechend gepflegt werden:

• Format: Wählen Sie zunächst aus, ob die E-Rechnung als reines XML (XRechnung) oder als PDF mit integriertem XML (ZUGFeRD) erstellt werden soll. Richten Sie sich dabei nach den Anforderungen des Rechnungsempfängers.
• Leitweg-ID: Notwendig z.B. für Rechnungen an Behörden der Bundesverwaltung. Sofern in der Kundenakte des Rechnungsempfängers eine Leitweg-ID hinterlegt ist, wird diese hier vorgeblendet. Sie kann bei Bedarf manuell angepasst werden.
• Externe Bestellnr.:  Die rechnungsrelevante externe Bestellnummer wird Ihnen vom Rechnungsempfänger mitgeteilt, sofern er sie als Teil der E-Rechnung benötigt.
• Nach Export als eMail Anhang versenden: Haken Sie diese Option an, falls Sie die E-Rechnung direkt per E-Mail versenden möchten. Die E-Mail Adresse des Empfängers wird aus der Kundenakte übernommen und der Betreff automatisch mit Rechnungsnummer und Kundennummer vorbelegt. Alle Angaben, sowie der vorgeschlagene Standard E-Mail Text, können im nächsten Schritt noch manuell angepasst werden.
• Rechnungsbegründende Dokumente: Hier haben Sie die Möglichkeit, bis zu 10 Rechnungsbegründende Dokumente in die E-Rechnung einzubetten. Es werden die Dateitypen PDF, JPEG, JPG, PNG, CSV, ODT, und XLSX unterstützt.

Nachdem Sie die eingegebenen Daten mit >OK (Enter)< bestätigt haben, öffnet sich Ihr E-Mail Programm. Prüfen Sie die vorgeblendeten Daten und Anhänge und versenden die E-Mail anschließend mit >OK, Ausgabe starten<.

Falls Sie den Rechnungsversand per E-Mail nicht aktiviert haben, öffnet sich nach erfolgreicher Ausgabe der E-Rechnung ein weiteres Dialogfenster. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Datei bzw. den Speicherpfad zu öffnen oder die Verknüpfung in die Zwischenablage zu kopieren. Dies ist z.B. dann hilfreich, wenn Sie die E-Rechnung in das vorgesehene Portal einer Behörde (z.B. das Portal des Bundes https://xrechnung.bund.de) hochladen möchten.

So richtig rund wird der Prozess zur Ausgabe von E-Rechnungen vor allem dann, wenn Sie die E-Rechnung direkt per E-Mail an den Empfänger versenden.

Hierzu muss in Ihrem Loco-Soft ein PDF-Drucker als "Drucker zum automatisierten E-Mail Versand" eingerichtet und entsprechend konfiguriert sein. Weitere Informationen zur Beschaffenheit des PDF-Druckers und zur Einrichtung in Loco-Soft finden Sie in unserem Loco-Soft Info-Dokument "LocoSoft-Rechnungsversand per E-Mail".

Falls Sie den Loco-Soft Rechnungsversand per E-Mail bereits vor Einführung der E-Rechnung verwendet haben, so kann dieser einfach wie gewohnt weiter genutzt werden. In diesem Fall wird das PDF im Anhang der E-Mail automatisch um einen maschinenlesebaren XML-Teil angereichert (ZUGFeRD). Der Ablauf bleibt gleich.

Wir raten ausdrücklich vom Deaktivieren der E-Rechnung ab. Sollten Sie die Deaktivierung trotzdem vornehmen wollen, so erfolgt dies auf eigene Verantwortung. Bitte bedenken Sie: Ab 01.01.2025 darf der Rechnungsempfänger für Rechnungen ab 250 € nur dann den Vorsteuerabzug geltend machen, wenn die Rechnung als E-Rechnung vorliegt.

Um die Ausgabe der E-Rechnung entgegen unserer Empfehlung zu deaktivieren, rufen Sie in Pr. 912 die Stammdate Nummer 3332 auf und tragen dort den Wert "0,000" ein.

Aufgrund der einsetzenden E-Rechnungspflicht, wird die o.g. Stammdate Nummer zum 01.01.2025 automatisch wieder auf "1,000" gestellt und die Ausgabe von E-Rechnungen somit automatisch wieder aktiviert. Eine erneute, manuelle Deaktivierung ist nicht angeraten aber möglich.